Organizacja spotkań

Piotr "Wroobel" Wróblewski

Organizacja spotkań jest niełatwą kwestią – to nie ulega wątpliwości. Mam za sobą organizację kilku treningów i strzelanek więc postaram się podzielić moimi przemyśleniami dotyczącymi tej materii.
Gwoli ścisłości zaznaczmy, że mówiąc „spotkanie” mam na myśli imprezę na szczeblu lokalnym, w które zaangażowane jest najwyżej kilka zaprzyjaźnionych ekip. O organizacji dużych imprez pokroju Arednów czy Mangusty nie wypowiadam się. Wątpię nawet w to, czy jest możliwe napisanie czegoś, co mogłoby być pomocne przy organizacji takich imprez.

Pierwszym problemem z jakim musimy sobie poradzić jest wybór terminu spotkania. Często pada pytanie: „ Kiedy wam pasuje?”.  I to już jest pierwszy błąd. Stwarzanie wyboru w tej kwestii sprawia, że ustalenie jednego, dogodnego dla możliwie największej  liczby uczestników terminu jest praktycznie niemożliwe.
Wystarczy, że każdy poda jakiś termin i dorzuci do niego jeszcze jakieś „ale” i automatycznie rodzi się chaos organizacyjny. Co nam pozostaje? Nie dać ludziom wyboru. Podać konkretny termin i po prostu zapytać komu pasuje. Unikniemy wtedy zbędnych nieporozumień i zaoszczędzimy sobie niepotrzebnej irytacji.

Często pojawia się problem słabej frekwencji. Myślę, że jedynym rozwiązaniem jest ewentualne przedstawienie planu treningu/ planu szkolenia/ scenariusza strzelanki.
Konkretny przyciągają ludzi. Nic więcej nie zrobimy. Często słyszę, że ekipy wprowadzają jakieś kary za absencję. Może to i rozwiązanie, ale czy o to nam chodzi by za wszelką cenę ściągnąć wszystkich na weekendowy wypad? Ciśnie mi się tu na usta pewne powiedzenie: „z niewolnika nie ma pracownika”. Ktoś, kto uczestniczy w spotkaniu z własnej woli dużo lepiej potrafi wczuć się w klimat panujący tam, a co za tym idzie łatwiej jest nawiązać z nim współpracę, podczas gdy osoby, które są tam niejako  z przymusu, psują ten klimat swoim często impertynenckim zachowaniem oraz brakiem zaangażowania.

Wspomniałem o planach  i scenariuszach. To jest temat na oddzielny artykuł. Warto jedynie pamiętać o tym, że nigdy wszystko nie pójdzie w stu procentach według założeń. Zawsze ktoś się spóźni, zawsze jakiś element scenariusza nie zostanie zrealizowany. Nie ma się co przejmować tym. Trzeba jedynie pamiętać o tym, że coś może nie wyjść i w razie czego trzeba mieć „plan B”.

Co się tyczy scenariuszy, to może nie będę zagłębiał się w kwestie rysów fabularnych itp. Skupie się na rzeczach technicznych, a w tej kwestii jednym z najważniejszych elementów jest mechanika gry.
To czy scenariusz wzbudzi aprobatę uczestników zależy w dużej mierze od jego płynności.  Często prostszy pod względem fabuły, natomiast bardziej dopracowany w kwestii mechaniki scenariusz będzie cieszył się większym entuzjazmem, niż ten z iście Hollywoodzkim rysem i błędami chociażby w kwestii tak prozaicznej jaką są resp-y.
Najbardziej irytujące na strzelankach są chyba momenty, kiedy nie wiadomo co się dzieje, gdy człowiek „żyje”, ale nie może prowadzić działań, bo nie wie co ma robić, gdzie i dlaczego. Uniknięcie tego typu sytuacji jest już ogromnym sukcesem organizacyjnym.

Jeżeli chodzi o wszelkie szkolenia i treningi to warto tu nakreślić wcześniej plan takiego szkolenia/ treningu, po to by uniknąć przestojów i pytań w stylu „ To co teraz robimy?”.  Trzeba jednak pamiętać, że dokładna realizacja każdego punktu planu jest praktycznie niemożliwa.
Wystarczy, że na szkoleniu dojdzie do jakiegoś niegroźnego wypadku, który po pierwsze pochłonie pewną ilość czasu, a po drugie prawdopodobnie wyeliminuje uczestnika z ćwiczeń praktycznych. I już kartka z planem nadaje się do wyrzucenia, a to tylko jeden przykład takich „wypadków losowych” .Trzeba umieć improwizować.

Planowanie takich szkoleń jest trudne jeszcze z innego powodu. Jak wiadomo w środowisku pasjonatów, szkolenia mają na celu czerpanie z nich przyjemności ( O ile dwudziesto-cztero godzinny patrol może w ogóle być dla normalnego człowieka źródłem przyjemności. ), a jak wiadomo nuda jest jej wrogiem.
Problem polega na tym, jak to wszystko poustawiać, by uniknąć monotonii. Trzeba przede wszystkim unikać długich wywodów teoretycznych, które nawet jeżeli najciekawsze, w nadmiarze powodują znużenie.  Jeżeli już takie muszą być, to można jest przeplatać ćwiczeniami praktycznymi. Praktyka powinna również być zróżnicowana i nie skupiać się na jednym bądź kilu podobnych ćwiczeniach.

Jak zawsze wkrada nam się jeszcze kwestia lansu. Często harmonogram psuje się, przez różnego rodzaju formy lansu. Chodzi głównie o zdjęcia.
Warto zatem zadbać wcześniej o oddzielną osobę, która zajmie się tylko i wyłącznie pstrykaniem fotek. Nie będzie przeszkadzała, a jednocześnie każdy będzie miał kilka fotek do okraszenia swojego profilu na naszej klasie, facebooku czy innych portalach społecznościowych.

Wszelkie kwestie logistyczne, sanitarne  czy dotyczące wyżywienia, na imprezach o małym zakresie, najlepiej pozostawić każdemu indywidualnie. Jedzenie i woda na 24h nie waży i nie kosztuje dużo, natomiast potrzeby fizjologiczne można załatwić przy pomocy saperki w pobliskim lesie. Dlaczego akurat takie podejście? Ze względu skłonność ludzi do narzekania. Dla jednego jedzenia będzie za mało dla innego za dużo, inny powie, że za duże koszty. Zawsze znajdzie się coś do czego da się przyczepić.

Na koniec chciałbym ustrzec każdego, kto zdecyduje się wziąć na siebie organizacje jakiegokolwiek spotkania. że zawsze znajdzie się ktoś, kto będzie narzekał. Nie można zadowolić każdego, ale to nie powód, żeby wycofywać się z takich przedsięwzięć. Wiem, że to brzmi jak utraty slogan, ale trzeba robić swoje i przyzwyczaić się do niedoceniania. Powodzenia!


Zostaw odpowiedź

Preview: